Cobrança automática no Flow Gestor: do cadastro do cliente ao Pix na conta

Quem vende assinatura conhece a rotina. Abrir o WhatsApp, procurar quem vence hoje, mandar "oi, sua mensalidade vence hoje, segue o Pix", esperar o comprovante, conferir o extrato, renovar o cliente no painel e anotar numa planilha. Com 30 clientes dá para levar. Com 300, você passa o dia cobrando, esquece alguém, e o esquecido só aparece quando reclama que o acesso caiu.

O Flow Gestor é um sistema de cobrança e gestão de clientes para quem vende assinatura. Você configura uma vez e o ciclo roda: o cliente entra com plano, valor e vencimento; a fatura nasce sozinha antes de vencer; a mensagem de cobrança sai no horário escolhido, com o link da fatura; o cliente paga por Pix; a confirmação chega, o vencimento avança, a receita entra no financeiro e o cliente recebe a mensagem de pagamento confirmado. A tela inicial resume o dia: em "Vencimentos", quantos estão "Ativos" e "Vencidos" e quem venceu "Ontem" ou vence "Hoje", "Amanhã" e "Em 2 dias", além do "Faturamento" e dos "Pagamentos Recentes".

Este é o artigo de entrada da série: como as peças se encaixam, o que roda sozinho e a ordem para colocar tudo no ar.

As peças da cobrança e como se encaixam

Cliente. Tudo começa no cadastro. Em "Clientes", o botão "Novo Cliente" abre três abas: "Dados Principais" (nome, WhatsApp, usuário, senha), "Plano e Datas" (servidor, plano, "Valor Cobrado (R$)", "Data de Vencimento") e "Informações". Na tela de clientes, cada um recebe um status calculado a partir do vencimento: "ATIVO", "VENCE EM 3 DIAS", "VENCE EM 2 DIAS", "VENCE AMANHÃ", "VENCE HOJE", "VENCEU ONTEM", "VENCIDO" e, para quem está em teste, "TESTE". Passo a passo em cadastrar clientes com plano, vencimento, valor e WhatsApp.

Plano. Dá nome, duração e valor padrão à assinatura. A PlayHub, empresa fictícia dos exemplos, tem três: Mensal (30 dias) por R$ 29,90, Trimestral (90 dias) por R$ 79,90 e Anual (365 dias) por R$ 299,90. A duração é o que o sistema soma ao vencimento quando o pagamento é confirmado. Detalhes em planos e preços.

Servidor. Cada cliente pertence a um servidor, e o servidor decide o que a tag {link_cobranca} entrega. No diálogo "Novo Servidor", a chave em "Modo de Cobrança (tag {link_cobranca})" alterna entre "Link de Cobrança (Fatura)", que envia o link da fatura em aberto, e "Chave PIX", que envia a chave cadastrada (sem chave cadastrada, cai no link da fatura). Servidor novo sem integração nasce em "Chave PIX". Para a automação fechar o ciclo sozinha, use o modo fatura. Compare em servidores: cobrar por fatura ou por chave Pix.

Mensagens. É o texto do WhatsApp, com tags que o sistema troca pelos dados de cada cliente: {saudacao}, {nome}, {plano}, {valor}, {vencimento}, {link_cobranca} e outras. O diálogo "Nova Mensagem" mostra as "Tags disponiveis (clique para inserir):" e um "Preview:" com dados de exemplo. Dá para sortear até três variações do texto e enviar o botão de Pix do WhatsApp ("Enviar botao PIX nativo"). Tudo em mensagens de cobrança: tags, variações e modelos prontos.

Cobranças. A cobrança junta uma mensagem a um público e a um horário, em três etapas: "1. Mensagem" (qual mensagem, "Enviar para clientes que:", "Tempo entre cada mensagem"), "2. Quem Recebe" (filtros por servidor, plano, captação, dispositivo, aplicativo e forma de pagamento) e "3. Agendamento" ("Ativar Envio Automatico", "Horario de Envio", "Dias da Semana"). Veja criar uma cobrança automática e a combinação que funciona em a régua de cobrança.

Fatura. É a página pública que o cliente abre pelo link da mensagem: nome do seu negócio, plano, valor, situação ("Vence hoje", "Venceu ontem") e o botão "Pagar com Pix". Gorjeta, cupom e área do cliente estão em a fatura que o cliente recebe.

Pix e cartão. Para a fatura gerar o código Pix, conecte um provedor na página "API Pix" e marque-o em "Provedor PIX Ativo": Mercado Pago, FastDePix, Asaas ou AtivoPay. O guia está em conectar o Pix. Cartão com renovação automática é assunto de cartão de crédito e renovação automática.

Confirmação e renovação. Quando o Pix cai, o provedor avisa o Flow Gestor. A fatura vira paga, o vencimento avança pela duração do plano, o status vira ativo e o cliente recebe a mensagem de confirmação que você escolheu. Servidor com integração ao painel renova o painel daí. Detalhes em Pix caiu: confirmação, renovação no painel e mensagem automática.

Financeiro. Cada pagamento confirmado vira uma transação com valor recebido, custo e lucro. A página "Financeiro" mostra "Visão Geral" ("Receita Total", "Custo Total", "Lucro Líquido"), "Métricas do Mês", "Faturamento", "Destaques" e "Transações". Veja financeiro: pagamento manual, lucro, MRR e churn.

Duas peças opcionais: cupons de desconto e de indicação, aplicados pelo cliente na própria fatura, e o chatbot, que entrega 2ª via e renovação pelo WhatsApp, em cobrar pelo chatbot.

O que acontece sozinho, e quando

Tudo abaixo vem do código do Flow Gestor: é o que acontece sem apertar botão nenhum.

A cobrança automática sai no horário escolhido. A cada minuto, o sistema procura cobranças com "Ativar Envio Automatico" ligado, cujos "Dias da Semana" incluem hoje e cujo "Horario de Envio" caiu nos últimos 5 minutos (a janela compensa pequenos atrasos). Cada cobrança roda uma vez por dia. Só entram clientes com WhatsApp cadastrado, e quem já recebeu aquela cobrança hoje não recebe de novo. Cliente com renovação automática no cartão fica de fora, para não pagar duas vezes. O horário é sempre o de Brasília.

As mensagens saem espaçadas. O "Tempo entre cada mensagem" (por padrão de 20 a 120 segundos, aceitando de 10 a 5000) é respeitado entre um envio e outro, contra bloqueio do número. Numa cobrança para 45 clientes, o último recebe bem depois do primeiro.

A fatura nasce 5 dias antes do vencimento. Uma rotina diária, às 8h de Brasília, procura clientes com vencimento nos próximos 5 dias que ainda não têm fatura em aberto e cria uma para cada um, com o valor cobrado do cliente e o mesmo vencimento. Ela também repesca clientes com status ativo que venceram há até 30 dias e estão sem fatura em aberto. Cliente sem plano ou sem valor cobrado não ganha fatura. É essa fatura que a tag {link_cobranca} envia, por isso a cobrança de "Vencem em 3 DIAS" já sai com link.

O Pix é confirmado por aviso do provedor. Quando o cliente paga, o provedor chama o Flow Gestor e a fatura é baixada na hora. Como garantia, a cada 2 minutos uma rotina reconfere os Pix pendentes gerados nas últimas 24 horas. A página da fatura também consulta o status (a cada 5 segundos nos primeiros 3 minutos, depois a cada 15) e tem o botão "Já paguei, verificar agora".

A confirmação renova o cliente. No instante em que a fatura vira paga: se o vencimento atual ainda está no futuro, o novo vencimento é o atual mais os dias do plano; se o cliente pagou no dia ou atrasado, conta a partir da data do pagamento. O status vira ativo, uma transação entra no financeiro com valor, custo e lucro, e a mensagem escolhida em "WhatsApp", seção "Confirmação de pagamento", campo "Qual mensagem enviar", vai para o cliente.

O envio manual segue as mesmas regras. O botão "Enviar" no cartão da cobrança dispara agora, pede confirmação e pula quem já recebeu hoje. Se ninguém sobrar, o aviso diz: "Nenhum cliente elegível agora (quem já recebeu hoje não recebe de novo)".

Seu primeiro mês com cobrança automática, passo a passo

A ordem importa: cada passo depende do anterior. O erro mais comum é criar a cobrança antes de conectar o WhatsApp, ou cadastrar clientes antes de ter plano e servidor.

1. Conecte o WhatsApp. Na página "WhatsApp", escolha "WhatsApp QR" e clique em "Gerar QR Code", ou use "Oficial via Datafy". Sem WhatsApp QR conectado (e sem a API Oficial selecionada), o diálogo "Nova Cobranca" não salva e avisa "Nenhum WhatsApp conectado".

2. Cadastre o servidor. Em "Servidores", clique em "Novo Servidor", dê um nome e defina o "Modo de Cobrança (tag {link_cobranca})". O servidor novo nasce em "Chave PIX": desligue a chave para ficar em "Link de Cobrança (Fatura)", assim o cliente paga na fatura e a confirmação é automática.

3. Cadastre os planos. Em "Planos", clique em "Novo Plano" e preencha "Nome do Plano", "Duracao" (de "Quinzenal (15 dias)" a "Anual (365 dias)") e "Valor Padrao (R$)".

4. Cadastre os clientes. Em "Clientes", clique em "Novo Cliente". Na aba "Dados Principais", informe "Nome Completo" e "WhatsApp" e decida a chave "Registrar no Financeiro", que define a primeira fatura: marcada, o cliente já pagou e a fatura nasce paga, com o vencimento informado; desmarcada, nasce em aberto, vencendo no dia do cadastro, para ele pagar. Na aba "Plano e Datas", escolha "Servidor" e "Plano", confira "Valor Cobrado (R$)" e "Data de Vencimento". Ana Paula Ribeiro, Carlos Eduardo Lima e Mariana Souza entram assim.

5. Revise as mensagens. Em "Mensagens", crie a mensagem de cobrança. Um modelo que funciona na PlayHub: "{saudacao}, {nome}! Seu plano {plano} vence em {vencimento}. Valor: R$ {valor}. Pague por aqui: {link_cobranca}". Crie também a de confirmação, algo como "Pagamento confirmado, {nome}! Seu acesso vale até {vencimento}", para o passo 7.

6. Crie as três cobranças básicas. Em "Cobranças", clique em "Nova Cobrança" três vezes, uma para cada público em "Enviar para clientes que:": "Vencem em 3 DIAS", "Vencem HOJE" e "Venceram ONTEM". Em cada uma, escolha a mensagem em "Qual mensagem enviar?", deixe "2. Quem Recebe" sem filtros (o botão "Atualizar" mostra em "Clientes que receberao:" quantos entram hoje) e, em "3. Agendamento", ligue "Ativar Envio Automatico", defina "Horario de Envio" e "Dias da Semana". O quadro "Proxima Execucao" confirma quando a primeira sai. Clique em "Salvar". Cada cobrança vira um cartão com a etiqueta "Automática".

7. Conecte o Pix. Em "API Pix", conecte o provedor e marque-o em "Provedor PIX Ativo". Depois, em "WhatsApp", seção "Confirmação de pagamento", escolha em "Qual mensagem enviar" a mensagem do passo 5. Sem provedor, a fatura abre, mas não gera código Pix.

8. Teste com o seu próprio número. Cadastre um cliente com o seu WhatsApp, "Data de Vencimento" de hoje e "Registrar no Financeiro" desmarcado. Em "Cobranças", o cartão de "Vence hoje" passa a mostrar 1 cliente. Clique em "Enviar", confirme, e a mensagem chega no seu celular com o link. Abra a fatura, toque em "Pagar com Pix" e pague o valor de teste. Depois veja o vencimento avançar em "Clientes" e a transação aparecer em "Financeiro".

O que o cliente vê

Do lado do cliente, tudo cabe em três telas do celular. A primeira é a mensagem no WhatsApp, com os dados dele e o link. A segunda é a fatura: o nome do seu negócio, a situação ("Vence hoje" em destaque, ou "Venceu há 3 dias" com o aviso de que o acesso pode ser suspenso), o plano, o valor e o botão "Pagar com Pix" fixo na parte de baixo. A fatura ainda avisa: "Não precisa mandar comprovante: o acesso é liberado assim que o pagamento for confirmado".

Ao tocar em "Pagar com Pix", o cliente vê "Copiar código Pix" e o QR Code. Enquanto paga no aplicativo do banco, a fatura mostra "Aguardando o pagamento" e o botão "Já paguei, verificar agora". Quando o Pix cai, a tela muda sozinha para "Pagamento confirmado", e a fatura passa a mostrar "Paga em", com data e hora, e "Tudo certo. Seu acesso está liberado".

A terceira tela é de novo o WhatsApp: a mensagem de confirmação, com o novo vencimento se você usou a tag {vencimento}.

Perguntas frequentes

Preciso mandar a cobrança na mão todo dia?

Não. Com "Ativar Envio Automatico" ligado, a cobrança sai sozinha no "Horario de Envio", nos "Dias da Semana" marcados, uma vez por dia. O botão "Enviar" serve para disparar fora do horário, e também pula quem já recebeu naquele dia.

O cliente que já pagou vai receber cobrança?

A cobrança seleciona pelo vencimento, não pela fatura. Confirmado o pagamento, o vencimento avança pela duração do plano, o cliente sai do público de "Vencem HOJE" e só volta perto do próximo vencimento. Quem tem renovação automática no cartão é pulado mesmo dentro do público.

Quando a fatura é gerada?

Todo dia às 8h de Brasília, para clientes com vencimento nos próximos 5 dias que ainda não têm fatura em aberto e que têm plano e valor cobrado. Cliente novo cadastrado com "Registrar no Financeiro" desmarcado já nasce com fatura em aberto.

E se o WhatsApp desconectar?

Se você desconectar pela página "WhatsApp", o sistema avisa que todas as cobranças automáticas serão desativadas e precisam ser reativadas depois de reconectar. Se a conexão cair sozinha, o envio daquela cobrança falha até o número voltar.

O que muda no cliente quando o Pix cai?

A fatura vira paga, o status vira ativo, o vencimento avança (a partir do atual, se ainda estava no futuro, ou da data do pagamento, se vencia no dia ou já estava vencido), uma transação entra no "Financeiro" com valor, custo e lucro, e a mensagem de "Confirmação de pagamento" configurada em "WhatsApp" é enviada.

Próximos passos

• Cadastrar clientes: plano, vencimento, valor e WhatsApp
• Criar uma cobrança automática (mensagem, quem recebe, agendamento)
• A régua de cobrança que funciona: antes, no dia e depois do vencimento
• Conectar o Pix: Mercado Pago, FastDePix, Asaas e AtivoPay
• Pix caiu: confirmação, renovação no painel e mensagem automática