Cobrança automática
Régua de cobrança para assinatura: o que mandar 3 dias antes, no dia e depois do vencimento
Monte a régua de cobrança no Flow Gestor com uma cobrança por etapa: 3 dias antes, vence amanhã, vence hoje, venceu ontem e vencidos, com horário e filtros.
·9 min de leitura·Telas reais do Flow Gestor
Neste artigo
- O que é uma régua e por que 1 mensagem não basta
- A régua recomendada
- Como montar cada etapa no sistema
- Horário e dias da semana que funcionam
- Tempo entre mensagens e variações: como não ser bloqueado
- Filtros úteis
- Depois de vencido: até quando cobrar e quando parar
- Medir: histórico de envios e "Taxa de Recuperação" no financeiro
- Perguntas frequentes
- Próximos passos
Uma mensagem só, no dia do vencimento, recupera uma parte dos clientes. O resto esquece, deixa para depois ou nem abriu a notificação. A régua de cobrança resolve isso: uma sequência de mensagens em momentos diferentes, cada uma com um tom, que o Flow Gestor dispara sozinho. Aqui está a régua que recomendamos e como montar cada etapa.
A base de tudo é a data de vencimento de cada cliente. É ela que o sistema compara com o dia de hoje para decidir quem recebe cada mensagem, e é ela que vira os status "VENCE EM 3 DIAS", "VENCE AMANHÃ", "VENCE HOJE", "VENCEU ONTEM" e "VENCIDO" na página "Clientes".
O que é uma régua e por que 1 mensagem não basta
Régua é o conjunto de mensagens que o cliente recebe ao redor do vencimento: lembrete antes, aviso no dia, cobrança depois. As de depois recuperam quem atrasou sem ninguém digitando no WhatsApp.
No Flow Gestor, cada etapa da régua é uma cobrança separada na página "Cobranças", com uma única mensagem, um único público (o campo "Enviar para clientes que:") e um único horário. O erro mais comum é tentar resolver tudo com uma cobrança "TODOS os clientes" rodando todo dia: ela manda o mesmo texto para quem está em dia e para quem venceu há dois meses. É o caminho mais curto para o bloqueio do número.
A régua usa o que você já viu: clientes com WhatsApp e vencimento, mensagens com tags e a criação de uma cobrança automática. Para o ciclo inteiro, comece pelo hub da cobrança automática.
A régua recomendada
| Momento | "Enviar para clientes que:" | Mensagem | Tom |
|---|---|---|---|
| 3 dias antes | "Vencem em 3 DIAS" | Lembrete com {vencimento}, R$ {valor} e {link_cobranca} | Leve, informativo |
| 1 dia antes | "Vencem AMANHA" | Vence amanhã, Pix no link | Amigável, prazo claro |
| No dia | "Vencem HOJE" | Vence hoje, pague para não parar | Direto |
| Venceu ontem | "Venceram ONTEM" | Já venceu, ainda dá para regularizar | Cordial, sem rodeio |
| Vencido há 3 dias | "Estao VENCIDOS" com "Vencido ha quantos dias?" igual a 3 | O acesso segue parado, link de novo | Firme |
| Vencido há 7 dias | "Estao VENCIDOS" com "Vencido ha quantos dias?" igual a 7 | Última tentativa, porta aberta | Curto, sem pressão extra |
Na PlayHub, Ana Paula Ribeiro tem o plano Mensal de R$ 29,90 e vence no dia 21. Ela recebe o lembrete no dia 18, o aviso no 20, a cobrança do dia no 21, "Venceram ONTEM" no 22, a de 3 dias no 24 e a última no 28, sete dias depois do vencimento. Se pagar no dia 20, o vencimento avança no cadastro e ela sai das etapas seguintes sozinha.
Um exemplo para "Vencem em 3 DIAS", com as tags que o sistema substitui: "{saudacao}, {nome}! Seu plano {plano} da PlayHub vence em {vencimento}. Valor: R$ {valor}. Para renovar sem correria: {link_cobranca}".
Por que 3 dias e não 15? A fatura é gerada automaticamente até 5 dias antes do vencimento, e {link_cobranca} usa a fatura em aberto mais recente quando o servidor cobra por fatura. Em "Vencem em 15 DIAS" a mensagem pode sair sem link: use essa opção só com {vencimento} e {valor}, por exemplo no plano Anual de R$ 299,90.
Como montar cada etapa no sistema
Primeiro as mensagens: em "Mensagens", crie uma por etapa, seis no total, com nomes que digam o momento, como "Lembrete 3 dias" e "Vencido 7 dias". Cada cobrança aceita uma única mensagem.
Depois, em "Cobranças", clique em "Nova Cobrança" e repita seis vezes:
- Na etapa "1. Mensagem", preencha "Nome (identificacao interna)", escolha o texto em "Qual mensagem enviar?" e o público em "Enviar para clientes que:".
- Nas duas etapas de vencido, escolha "Estao VENCIDOS". Aparece o bloco "Filtrar por tempo (opcional)": preencha "Vencido ha quantos dias?" com 3 em uma cobrança e 7 na outra. O filtro é de dia exato, como a tela avisa: "Ex: 10 = clientes vencidos ha exatamente 10 dias".
- Na etapa "2. Quem Recebe", deixe os filtros vazios e clique em "Atualizar" ao lado de "Clientes que receberao:" para ver quantos entram hoje.
- Na etapa "3. Agendamento", ligue "Ativar Envio Automatico", defina "Horario de Envio" e "Dias da Semana", confira "Proxima Execucao" e clique em "Salvar".
O resultado são seis cartões na página "Cobranças", cada um com o selo "Automática", o horário e a contagem de "cliente(s)" daquele momento, que abre a página "Clientes" filtrada por aquela cobrança. Para testar sem esperar o horário, use o botão "Enviar" do cartão. Quem já recebeu aquela cobrança no dia não recebe de novo, nem no manual nem no automático.
Horário e dias da semana que funcionam
O que o sistema garante:
- "Horario de Envio" aceita qualquer hora e minuto, no horário de Brasília. A etapa avisa: "Cobrancas automaticas sao verificadas a cada minuto no horario configurado". Há uma tolerância de 5 minutos para o disparo, e cada cobrança roda uma vez por dia.
- "Dias da Semana" aceita qualquer combinação, com os atalhos "Seg-Sex" e "Todos". A cobrança só roda nos dias marcados.
"Vencem HOJE" compara a data exata do vencimento com o dia de hoje. Em "Seg-Sex", o cliente que vence no sábado nunca recebe essa etapa: no sábado ela não roda e na segunda ele já não vence hoje. O mesmo vale para "Vencem AMANHA", "Venceram ONTEM" e "Vencido ha quantos dias?". Na régua, marque "Todos".
O que a experiência sugere, e não é regra do sistema: lembretes de manhã, entre 9h e 11h; e um horário diferente para cada cobrança (09:00, 09:15, 09:30), para duas campanhas não saírem do mesmo número ao mesmo tempo.
Tempo entre mensagens e variações: como não ser bloqueado
A tela explica o campo "Tempo entre cada mensagem": "Para evitar bloqueio do WhatsApp, o sistema aguarda esse tempo entre cada envio". Os limites são "Minimo (10-5000 segundos)" e "Maximo (10-5000 segundos)", e o padrão é de 20 a 120 segundos. Nessa configuração, 100 mensagens levam entre 33 minutos e 3 horas e 20 minutos para sair, e é lento de propósito.
A segunda proteção está na mensagem. Ao editá-la em "Mensagens", ligue "Ativar variacoes de mensagem" e escreva a "Variacao 2" e a "Variacao 3 (opcional)". No envio pelo WhatsApp QR, o sistema sorteia uma das versões para cada cliente. Pela API Oficial sai sempre a primeira versão, a do template aprovado pela Meta.
A terceira é o filtro. A mesma cobrança nunca vai duas vezes para o mesmo cliente no mesmo dia. Clientes sem WhatsApp, clientes em "TESTE" (a menos que a cobrança seja "Estao em TESTE") e clientes com renovação automática no cartão em dia ficam de fora automaticamente. Se algo sair errado no meio de um disparo pelo WhatsApp QR, "Acompanhar envio" no cartão tem os botões "Pausar envio" e "Retomar envio".
Filtros úteis
A etapa "2. Quem Recebe" tem seis filtros: "Servidores", "Planos", "Captações", "Dispositivos", "Aplicativos" e "Forma de Pagamento". Vazio significa todo mundo. Vários valores no mesmo filtro somam; filtros diferentes se combinam.
Só clientes de um servidor: escolha em "Servidores". Serve quando um servidor cobra por fatura e outro por chave Pix. A tag {link_cobranca} se adapta sozinha (link da fatura em um caso, chave Pix no outro), mas "clique no link" não serve para quem vai copiar uma chave. Faça duas cobranças por etapa, uma por servidor. O artigo sobre servidores por fatura ou chave Pix explica a configuração.
"Forma de Pagamento" ("PIX", "Boleto", "Cartão" e "Depósito") não olha o modo de cobrança do servidor, e sim um campo do cliente que o formulário de cadastro não exibe hoje. Na régua, deixe esse filtro vazio. Depois de mexer nos filtros, clique em "Atualizar" para ver o número real em "Clientes que receberao:".
Depois de vencido: até quando cobrar e quando parar
O que o sistema faz com o cliente vencido: mostra "VENCEU ONTEM" e depois "VENCIDO" na página "Clientes", e só. Não apaga, não bloqueia nem arquiva ninguém. E o considera vencido para sempre: uma cobrança em "Estao VENCIDOS" sem "Vencido ha quantos dias?" alcança todo mundo com vencimento no passado, todo dia em que rodar. Por isso a régua usa o dia exato: o cliente recebe no dia 3 e no dia 7 e depois para sozinho.
Sete dias é um bom ponto final para planos mensais; se quiser mais uma, crie uma cobrança com 15 dias. Depois disso, pare: cobrar por meses quem não responde queima o número. O link da fatura continua em aberto, e quem quiser voltar consegue pedir a segunda via pelo chatbot.
Quando o cliente paga pelo Pix, a confirmação do pagamento avança o vencimento, coloca o status como ativo e ele sai da régua na hora. Quando paga por fora, renove pelo cadastro (botão "Renovar" na página "Clientes"), senão ele continua caindo nos filtros de vencido.
Medir: histórico de envios e "Taxa de Recuperação" no financeiro
Cada cartão guarda o último disparo ("Último:" com data e hora). No WhatsApp QR, "Acompanhar envio" mostra "Enviadas", "Falharam" e "Restantes". Pela API Oficial, o cartão mostra "Ver resultados da última campanha", com cada destinatário como "Enviado", "Entregue", "Lido" ou "Falhou".
O número que diz se a régua funciona está na página "Financeiro", em "Métricas do Mês": o cartão "Taxa de Recuperação", descrito como "Inadimplentes recentes que voltaram a pagar". O sistema considera recuperado o cliente que renovou de 1 a 14 dias depois de vencer, e a taxa divide esses "Recuperados" pelo total de quem venceu no mês ("Recuperados" mais "Ainda vencidos"). O cartão também traz a "Receita recuperada". A cor da taxa: verde a partir de 50%, amarelo a partir de 25%, vermelho abaixo.
Anote a taxa antes de ligar a régua e compare no mês seguinte. Se não subir, o problema costuma estar no texto ou no horário, não na quantidade de mensagens. O artigo do Financeiro detalha as outras métricas.
Perguntas frequentes
Posso usar uma cobrança só com várias mensagens?
Não. Cada cobrança aceita uma mensagem em "Qual mensagem enviar?" e um público em "Enviar para clientes que:". Seis momentos são seis cobranças. As variações ("Variacao 2" e "Variacao 3 (opcional)") alternam o texto entre clientes, não criam etapas.
O cliente que pagou continua recebendo as cobranças?
Não. O pagamento confirmado atualiza a data de vencimento, e os filtros olham essa data todo dia. Quem pagou some de "Vencem HOJE", "Venceram ONTEM" e dos vencidos. Se pagou por fora, renove o cliente no cadastro.
E se duas cobranças pegam o mesmo cliente no mesmo dia?
As duas enviam: a proteção contra duplicidade vale só para a mesma cobrança. Por isso a régua usa públicos que não se cruzam, e nunca "Estao VENCIDOS" sem filtro de tempo junto com "Venceram ONTEM".
Próximos passos
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7 dias com acesso completo, sem cartão. Chatbot, cobrança automática por Pix e gestão de clientes no mesmo lugar.
